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Do’s & Dont’s beim Thema Veranstaltungen: 5 Erkenntnisse vom Methodenworkshop

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Am 29.05.2018 veranstaltete die Modellfabrik Vernetzung des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Ilmenau einen Workshop zum Thema Veranstaltungen. Fünfzehn Teilnehmer konnten interaktiv verschiedene Methoden erlernen und dabei gemeinsam Antworten auf wichtige Fragen, wie z.B. „Wie kann ich die Attraktivität meiner Veranstaltung erhöhen?“ oder „Wie vermittle ich Wissen effektiv?“ erarbeiten. Durchgeführt wurde die Veranstaltung von echten Profis aus der Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation: Danny Kensa führte die Methodenschulung durch und Dr. Pia Helferich die anschließende Schreibwerkstatt.

Wir haben für Sie 5 Erkenntnisse aus dem Workshop zusammengestellt.

Teilnehmer schreibt auf Plakat

#1: Veranstaltungen abwechslungsreich gestalten – Teilnehmer aktiv werden lassen

Bestimmt kennt jeder diese Veranstaltungen, bei denen Frontalvorträge gehalten werden und die Teilnehmer in langen Reihen sitzen und (hoffentlich) aktiv den wechselnden Rednern lauschen. Netzwerken ist hier – wenn überhaupt – nur in den Pausen möglich. Auch wenn solche Vortragsveranstaltungen auch ihre Vorteile haben: Ein bisschen Abwechslung schadet nicht. Wie wäre es mal mit einer anderen Art Veranstaltung? Die Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation hat auf ihrer Seite eine schöne Übersicht mit den unterschiedlichsten Veranstaltungsmethoden bereitgestellt.

 

#2:  World-Café zur Lösungsfindung und Bedarfsanalyse

Beispiel: World-Café. Diese doch recht verbreitete Methode funktioniert als Informationsveranstaltung ebenso wie als Bedarfsanalyse im Unternehmen. Als Veranstalter sollten Sie vor allen Dingen auf eine gute Vorbereitung achten. Themen und Ziele sollten im Vorfeld definiert werden. In unserem Beispiel waren das die eingangs erwähnten Fragen zum Thema Attraktivität oder Wissenstransfer. Nach einer kurzen Einführung werden die Teilnehmer in Gruppen aufgeteilt. Diese treffen sich an verschiedenen Tischen. Um eine angenehme Atmosphäre zu erreichen, sollten diese als Arbeitsinseln aufgebaut werden. Die Bereitstellung von Catering und Getränken führt zu einer richtigen, entspannten „Café“-Atmosphäre. Nun werden die Teilnehmer mit ihrer Fragestellung konfrontiert. Im gemeinsamen Gespräch sollen Lösungsansätze und Ideen entwickelt und notiert werden. Nach spätestens zwanzig Minuten wird gewechselt, aber nicht gruppenweise, sondern einzeln. Die bisherigen Ideen werden auf der Arbeitsinsel zurückgelassen, damit die Nächsten weiter daran arbeiten können. Das geht so lange, bis jeder einmal an jeder Station gewesen ist. In der anschließenden Zusammenfassung werden dann die Ergebnisse und Ideen präsentiert.

World Cafe Etikette            Schreibmaterialien

 

#3 Bar Camp bzw. Open Space: wenig Aufwand – viel Wirkung

Open-Space-Veranstaltungen haben zwar ein Leitthema, aber keine Agenda. Diese wird nämlich von den Teilnehmern selbst erstellt. Als Veranstalter müssen Sie lediglich die Räumlichkeiten (und etwas Catering) bereitstellen. Dann wird im sogenannten „Session Pitch“ die Agenda gefüllt. Das bedeutet, ein Moderator fragt in die Runde, wer eine Anregung für einen thematischen Vortrag (die „Session“) hat. Experten aus dem Teilnehmerkreis erklären sich dann bereit, eine solche Session abzuhalten. Aber auch Teilnehmer, die ihr Wissen zu einem Thema vertiefen wollen, können sich melden. In diesem Fall wird dann einfach in die Runde gefragt, ob jemand sich genug mit der Thematik auskennt, um sie in einer Session anderen interessierten Teilnehmern zu präsentieren. Gegebenenfalls kann man auch einen Impulsgeber als Eisbrecher einbeziehen. Als Veranstalter müssen Sie lediglich darauf achten, dass sich alle an die vereinbarten Zeiten halten. Doch Vorsicht: bewerben Sie Ihre Veranstaltung als „Bar Camp“, könnte es tatsächlich sein, dass sich eingefleischte Fans dieser Methode einfinden und das ganze Wochenende bei Ihnen verbringen wollen. Nutzen Sie lieber die Bezeichnung „Open Space“ oder bewerben Sie es als „Ideenplattform“.

Danny Kensa vor der leeren Open Space Agenda           Open Space Agenda

 

#4 Wie erhöhe ich die Attraktivität meiner Veranstaltung?

Im World-Café während des Methodenworkshops haben fünfzehn veranstaltungserprobte Teilnehmer darüber nachgedacht, wie man die Attraktivität von Veranstaltungen erhöhen und die Teilnehmer langfristig binden kann. Die Ergebnisse wollen wir Ihnen nicht vorenthalten.

  • Zunächst muss erst einmal gefragt werden: Ist es für Sie sinnvoll, Ihre Teilnehmer zu „Stammkunden“ zu machen? Vielleicht war ihre Veranstaltung so informativ, dass alle Fragen geklärt wurden. Eine erneute Teilnahme ist dann ja eigentlich unnötig geworden.
  • Auch die Zielgruppe sollte im Auge behalten werden. Fragen Sie sich: „Was interessiert meine potentiellen Teilnehmer?“. Eine Mail an den kompletten Verteiler bringt nicht unbedingt eine höhere Teilnehmerzahl. Lieber speziell die ansprechen, für die das Thema interessant sein könnte. Und auch inhaltlich sollte man diese Perspektive nicht aus den Augen verlieren.
  • Gute Rahmenbedingungen sind das A und O für entspannte, motivierte Teilnehmer. Das klingt vielleicht banal, aber wenn das Catering stimmt und die Teilnehmer nicht stundenlang nach Parkmöglichkeiten suchen müssen ist das durchaus profitabel für den Gesamteindruck der Veranstaltung.
  • Packen Sie das „Get-together“ nicht ans Ende! Oft ist der „gemütliche Teil“ der Veranstaltung einfach als Schlusspunkt gesetzt. Diese sträfliche Behandlung sorgt dafür, dass viele Teilnehmer anstatt zu netzwerken einfach die Heimreise antreten.
  • Die Diskussion geht in eine völlig falsche Richtung? Wenn Sie merken, dass die Teilnehmer vom Hundertsten ins Tausendste gelangen, dann nutzen Sie die Themengarage. Hier werden Themen und Fragen aufgeschrieben, die nicht zum Fokus der Veranstaltung passen. Machen Sie aber keine Themen-Tiefgarage daraus! Nutzen Sie die Chance und nehmen Sie die Themen als Inspiration für Folgeveranstaltungen.
  • Anschlussprojekte sorgen für eine aktive Einbindung der Teilnehmer und können durch word-of-mouth zu neuen Kontakten und potentiellen Teilnehmern führen.

Teilnehmer bekommen Aufgaben              Ergebnisse der Gruppenarbeit

 

#5 Und wie vermittle ich Fachwissen an die Zielgruppe?

Kurze Antwort: So verständlich und anschaulich wie möglich. Hier unsere erarbeiteten Do’s & Dont‘s:

Do‘s

Dont‘s

o   einfache Sprache

o   deutsche Sprache

o   Praxisbeispiele, konkrete Umsetzungen

o   Workshop-Charakter

o   Zeitmanagement (genug Pausen einplanen)

o   gegliedertes Vorgehen mit Eingangszielen, klar definiertem Zweck der Veranstaltung, Raum für Reflektion und Resümee (siehe auch: Zeitmanagement)

o   charismatische Sprecher einladen

o   Verhältnis Folien zu Zeit: 1:1

o   weniger Text, mehr Bilder (Videos sind ein Sonderfall. Siehe „Dont‘s“

o   Themengaragen als Inspiration für neue Vorträge nutzen

o   „Folienspringen“: Vor- und zurückspringen auf Folien, überspringen einzelner Themen – das alles führt zu Verwirrung auf Seiten der Teilnehmer.

o   Wissen voraussetzen: Holen Sie alle ab. Setzen Sie nicht voraus, dass alle gleichermaßen über Grundlagen- oder gar Fachwissen verfügen.

o   Technologischer Tiefgang: Verlieren Sie sich nicht in technischen Details (siehe auch: Wissen voraussetzen).

o   Nicht funktionierende Technik: Jeder hat schon mal erlebt, wie ein verzweifelter Redner vergeblich versucht hat, ein Video in Powerpoint zu starten. Überprüfen Sie vorher ob alles funktioniert! Und bitte: Keine knackenden, blechernen Computerlautsprecher die einen ganzen Raum beschallen sollen. Dann lieber auf Videos verzichten oder solche wählen, die auch ohne Ton verständlich sind

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